Damit sind Ist-Zeiten oft der limitierende Faktor in der Wertschöpfungskette einer Organisation.
Zeitdatenermittlung
Erfasst werden die Ist-Zeiten durch eine Zeitdatenermittlung. Dabei werden die Häufigkeit und die tatsächliche Dauer von Vorgängen in einem Arbeitssystem erfasst, im Allgemeinen im Rahmen einer umfassenderen Zeitstudie. Dies ist eine systematische Aufnahme, Bewertung und Verarbeitung von Arbeitsdaten mithilfe einer entsprechenden Datenerfassungssoftware.
REFA bietet dazu ein ganzes Repertoire an Zeiterfassungsmethoden, die durch speziell entwickelte Soft- und Hardware-Komponenten unterstützt werden. Praktische Hilfe bei der Anwendung und Auswertung bietet ein Methodenkatalog samt Durchführungsrichtlinien. In Summe ergibt sich so ein Gesamtpaket, das sich als Standardprogramm zur Bewertung von Arbeitssystemen etabliert hat.
Zeitband
Ein Zeitband ist eine Zeitachse, auf der linear im Zeitverlauf angeordnet Vorkommnisse wie Tätigkeiten, Prozesse, Abläufe, Vorgänge oder Meilensteine, Ereignisse und andere Geschehnisse aufgeführt werden.
- Betrachtet werden kann dabei ein „Ort des Geschehens“ (Gemba) – dann bildet das Zeitband den chronologischen Ablauf dort ab.
- Von einem Beobachtungsstandpunkt aus können aber auch gleichzeitig mehrere Vorgänge protokolliert werden. Dann ergeben sich daraus mehrere Zeitbänder, die untereinander angeordnet und verglichen werden können.
- Aufgenommen werden können aber auch gleichartige Prozesse an verschiedenen Orten.
Durch die Darstellung der jeweiligen Vorgänge in einer horizontalen Abfolge werden diese übersichtlich präsentiert. So wird der Zeitbedarf für einzelne Arbeitsschritte sichtbar und Vorgänge, Abläufe und Prozesse können direkt miteinander verglichen werden (siehe Abb. 1).
Abb. 1: Beispiel für eine Zeitbanddarstellung
Die Zeitanalyse als Auswertung
Die Analyse der erhobenen Dauer und erfassten Zeitanteile von Arbeitsabschnitten ist wichtig zur Quantifizierung der einzelnen Prozessschritte und Tätigkeiten. Erst so ist ein Vergleich der unterschiedlichen Abläufe möglich.
Die aufgenommenen und im Zeitband dargestellten Zeiten können beispielsweise bestimmten Zeitarten zugeordnet werden. Zu diesen Zeitarten zählen unter anderem:
- Prozesszeiten;
- Hauptzeiten;
- Rüstzeiten;
- Transportzeiten;
- Liegezeiten;
- Pausenzeiten;
- Wartungszeiten;
- Verteilzeiten.
Die so ermittelten Anteile der einzelnen Zeitarten erlauben die Unterteilung von Prozessen in wertschöpfende, unterstützende und nicht wertschöpfende Abläufe oder Tätigkeiten. Sinnvoll kann dabei eine Zuordnung der einzelnen Zeitanteile zu den sieben Arten der Verschwendung (Muda) sein. Eine Verbesserung des Gesamtprozesses kann erreicht werden, indem man
- wertschöpfende Prozesse optimiert,
- unterstützende Prozesse möglichst reduziert und
- nicht wertschöpfende Prozesse eliminiert.
Prinzipiell können Ist-Zeiten einerseits als Durchschnittswerte mehrerer Zeitaufnahmen zu Soll-Zeiten zusammengestellt werden. Aus diesen lässt sich als Vorgabezeiten ein ganzes System vorbestimmter Zeiten (SvZ) für geplante Abläufe ableiten. Vorgabezeiten dienen aber ebenso etwa zur Leistungsgradbeurteilung der Beschäftigten und der Festlegung eines leistungsgerechten Lohns oder Lohnanteils.
Andererseits zeigt die Erfassung der Ist-Zeiten auf, welche Elemente die Prozess- und Durchlaufzeiten entscheidend beeinflussen. Überdurchschnittlich lang währende Einzelvorgänge lassen zum Beispiel auf nicht perfekt aufeinander abgestimmte Vorgänge schließen. So lassen sich Schwachstellen identifizieren und Optimierungspotenziale aufdecken.
Fazit
Eine Zeitbandauswertung dient der Analyse der bei einer Zeitaufnahme für Ablaufabschnitte in einem Prozess ermittelten Daten. Die übersichtliche grafische Darstellung in einem Zeitband erleichtert den Vergleich von Vorgängen und die Zuordnung der einzelnen Zeitanteile zu den jeweiligen Zeitarten. So lassen sich schnell Rückschlüsse auf Schwachstellen und Optimierungspotenziale ziehen.
