So ist die bei der Ausführung von Arbeiten aufgewendete Zeit oft der zentrale, da limitierende Faktor der Kernprozesse einer Organisation. Dies gilt sicher für produzierende Unternehmen, die Güter in Serien- oder Massenfertigung herstellen, da hier bereits Einsparungen im Sekundenbruchteilbereich pro Fertigungsschritt eine enorme Effizienzsteigerung bewirken können. Wichtig ist die Berücksichtigung des Zeitaufwands aber insbesondere in personalintensiven Bereichen wie der Dienstleistungsbranche, dem Gesundheitswesen oder der Verwaltung, da hier auch soziale Komponenten mit einfließen.
Den Zeitaufwand ermitteln – wozu?
Die Bestimmung des Zeitbedarfs spielt sowohl im Privat- als auch im Berufsleben eine wichtige Rolle.
Im privaten Bereich dient sie als Hilfsmittel bei der kurzfristigen Planung und Strukturierung des Tagesablaufs zur Bewältigung des Alltags. Langfristig ist sie notwendig zur Abstimmung der Vorgehensweise zum Erreichen der persönlichen Ziele.
Im Berufsleben und aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist sie unumgänglich
- bei der Planung und Durchführung von Arbeiten bzw. Arbeitspaketen, Prozessen und Projekten,
- bei der Bewertung von Leistungen (aus physikalischer Sicht als Arbeit pro Zeiteinheit) sowie bei der Etablierung eines leistungsgerechten Entlohnungssystems,
- bei der Feststellung der Effizienz von Prozessen – etwa durch Berechnung der Gesamtanlageneffektivität (GAE) oder der Ermittlung von Durchlaufzeiten, sowie
- als Grundlage für Kalkulationen wie Kostenvoranschläge, Angebote, (Verkaufs-)Preisermittlungen oder Kosten-Nutzen-Analysen. Bei Letzteren kann beispielsweise berechnet werden, ob die Substitution des Produktionsfaktors Arbeit (menschliche Arbeitskraft) durch den Faktor Kapital (Maschineneinsatz) aufgrund des verringerten Zeitaufwands trotz der Investition in neue oder zusätzliche Gerätschaften einen wirtschaftlichen Vorteil ergibt.
- als Basis zur Festlegung von allgemein anerkannten Arbeitszeit-Richtwerten. Dies ist beispielsweise in der Bauwirtschaft von Bedeutung, da anhand dieser Werte die Lohnkosten ermittelt und Einheitspreise für die Positionen im Leistungsverzeichnis (LV) einer Ausschreibung kalkuliert werden.
Schätzen, messen, festlegen
Der Zeitaufwand als für einen Ablauf oder zur Durchführung eines Vorgangs benötigte Zeit kann veranschlagt oder geschätzt, durch Messung ermittelt oder festgelegt werden.
Schätzen
Eine Abschätzung wird immer dann durchgeführt, wenn der Zeitbedarf unklar ist, nicht genau ermittelt werden kann oder eine exakte Bestimmung nicht notwendig ist. Unklar ist der Zeitaufwand bei Vorgängen, die in der Zukunft stattfinden werden – also zu planen sind. Hier kann der Bedarf an Zeit aufgrund von Erfahrungswerten abgeschätzt werden. Mit einer gewissen Unschärfe behaftet sind Vorgänge, die von Außenstehenden nicht objektiv beurteilt werden können – etwa kreative Tätigkeiten oder Denkprozesse. In diesem Fall ist eine Selbstbeurteilung das Mittel der Wahl zur Konkretisierung des Zeitbedarfs. Eine präzise Angabe ist dann nicht sinnvoll, wenn ein Geschehen rückblickend – aus dem Gedächtnis – beurteilt werden muss oder wenn es sich um „soziale Ereignisse“ wie beispielsweise Sitzungen handelt. Anstatt die exakte Zeitdauer zu belegen, reicht in diesen Fällen die Nennung einer Größenordnung.
Messen
Eine Messung ist sinnvoll bei abgrenzbaren Zeitabschnitten. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass sie einen definierten Start- und Endpunkt aufweisen. Die Bestimmung der Zeitdauer kann auf verschiedene Arten erfolgen, nämlich manuell, gerätegestützt oder automatisch. Eingesetzt werden dabei zum Beispiel Stoppuhren und Zeiterfassungsbögen, Tablets und speziell entwickelte REFA-Zeiterfassungsgeräte sowie Sensoren bzw. digital vorliegende Maschinendaten, die ausgelesen und analysiert werden können. Mit der Messung wird die tatsächlich eingesetzte Menge der Ressource Zeit als Ist-Zeit für die Ausführung einer Handlung bestimmt. So werden bei Zeitaufnahmen zur Ermittlung von Ist-Zeiten betrieblicher Vorgänge Arbeitsabläufe in definierte Ablaufabschnitte untergliedert, deren jeweilige Dauer gemessen wird. Diese Ist-Werte können dann analysiert und verarbeitet werden.
Festlegen
Eine Festlegung von Zeiten ergibt die sogenannten Soll-, Vorgabe- oder Planzeiten. Eine Zeitvorgabe ist dabei allen noch aus der Schule bekannt: die anberaumte Zeit für eine Klassenarbeit oder Klausur. In Arbeitsprozessen werden Soll-Zeiten für menschliche Tätigkeiten aus den ermittelten Ist-Zeiten durch Verfahren wie Zusammensetzen, Berechnen oder Schätzen und Vergleichen abgeleitet. Diese können dann in ein ganzes System vorbestimmter Zeiten (SvZ) für geplante Abläufe integriert werden. Möglich wird so ein objektiver Vergleich der unterschiedlichen Arbeitsleistungen als Grundlage für eine Leistungsgradbeurteilung und darüber hinaus eine leistungsgerechte Entlohnung. Vom Menschen nicht beeinflussbare, automatisch ablaufende Arbeitsabschnitte werden zu Prozess- oder Hauptzeiten zusammengefasst.
Die Darstellung des Zeitaufwands
Welcher Zeitaufwand wann wo nötig ist oder anfällt, wird idealerweise grafisch dargestellt. Im Vergleich zu Tabellen, Listen oder Texten werden die Zeitdaten übersichtlich präsentiert und damit leichter verständlich. Dies erleichtert die Auswertung und Interpretation: Auf einen Blick offenbaren sich dann unter Umständen Schwachstellen und Optimierungspotenziale.
Etablierte Verfahren zur Darstellung von Zeitbedarfen und deren Einbettung in das betriebliche Geschehen sind das Zeitband, das Gantt-Diagramm und der Netzplan.
Zeitband
Ein Zeitband ist die lineare Anordnung von Geschehnissen auf einer Zeitachse. Aufgeführt werden können dabei unterschiedliche, simultan stattfindende Abläufe an einem Ort oder gleichzeitig ablaufende gleichartige Prozesse an verschiedenen Orten. Die Darstellung der einzelnen Vorgänge erfolgt dann in einer horizontalen Abfolge, also untereinander. So werden sie übersichtlich repräsentiert und direkt in ihrem Zeitbedarf für separate Schritte miteinander vergleichbar.
Gantt-Diagramm
Bei einem Gantt-Diagramm handelt es sich um ein horizontal liegendes Balkendiagramm bzw. um einen Balkenplan. Grafisch dargestellt wird die zeitliche Abfolge von Tätigkeiten, Aufgaben oder Aktivitäten in Form von untereinander angeordneten Balken auf einer Zeitachse. Diese nach Henry L. Gantt (1861 – 1919) benannte Form der Darstellung wird vielfach im Projektmanagement verwendet, um den Zeitbedarf für einzelne Prozessphasen oder zur Erreichung von Meilensteinen kenntlich zu machen.
Abb. 2: Beispiel für ein Gantt- oder Balkendiagramm
Die Dauer und die Abfolge der Aktivitäten werden durch die Anordnung der Balken auf der Zeitachse und ihre Länge deutlich. Ende-Start-Beziehungen können ebenso wie Überlappungen, also parallel stattfinden, Tätigkeiten oder Prozesse, leicht identifiziert werden. Angewendet werden Gantt-Diagramme daher auch in der Produktionsplanung und -steuerung als Maschinenbelegungsplan.
Netzplan
In einem Netzplan können Abläufe, Zustände und Tätigkeiten in zeitlicher Abfolge sowie die Abhängigkeiten zwischen ihnen dargestellt werden. Grundsätzlich unterschieden wird, wie in der DIN 69900:2009-01: „Projektmanagement - Netzplantechnik; Beschreibungen und Begriffe“ ausführlich erläutert, zwischen Vorgängen, Ereignissen und Anordnungsbeziehungen:
- Vorgänge sind zeitbeanspruchende Arbeiten, Abläufe oder auch Arbeitsschritte wie z. B. das Fräsen, das Auffüllen von Gebinden oder das Zusammenstecken von Teilen.
- Ereignisse sind Zeitpunkte, die einen bestimmten Projektzustand definieren, z. B. Meilensteine.
- Anordnungsbeziehungen (AOB) geben als Bedingungen für eine bestimmte Reihenfolge Abhängigkeiten zwischen Vorgängen bzw. Ereignissen an.
Vorgänge und Ereignisse werden in Form eines Kastens (entspricht dem Knoten in der Graphentheorie) angeführt. Anordnungsbeziehungen als Abhängigkeiten werden durch einen Pfeil repräsentiert (einer Kante gemäß Graphentheorie) (siehe Abb. 3).
Abb. 3: Die einfachste Beziehung in einem Netzplan
Die Beziehungen zwischen den Vorgängen und Ereignissen können auch komplizierter werden – etwa dann, wenn bestimmte Vorgänge zusammen die Voraussetzung bilden für nachfolgende Vorgänge (siehe Abb. 4).
Abb. 4: Mögliche Beziehungen in einem Netzplan
Um zu einem Netzplan zu werden, sind dann noch die zeitlichen Abhängigkeiten als Zeitachse oder Zeitband einzupflegen (siehe Abb. 5).
Abb. 5: Eine mögliche zeitliche Abfolge von zwei Vorgängen in einem Netzplan
Angegeben werden können für jeden Vorgang oder Ablauf zudem die frühest- und spätestmöglichen Anfangs- und Endzeitpunkte (FAZ/FEZ und SAZ/SEZ), dessen Dauer sowie zusätzlich die zum Einsatz kommenden Maschinen, Arbeitsmaterialien und der Personalaufwand (siehe Abb. 6).
Abb. 6: Ein Vorgangsknoten kann mehrere zusätzliche Informationen enthalten
Fazit
Die Bestimmung des Zeitaufwands von Abläufen, Prozessen oder Tätigkeiten in Organisationen ist von hoher wirtschaftlicher Bedeutung. Die Kenntnis des Zeitbedarfs der verschiedenen Vorgänge ist Grundlage für eine Vielzahl von unternehmerischen Entscheidungen – von der Angebotskalkulation über die Prozessplanung und -steuerung bis zur fairen Bezahlung der Arbeitnehmerschaft.
Ermittelt werden kann der Zeitaufwand durch Schätzen und Messen. Auf der Basis der gemessenen Ist-Zeiten lassen sich dann weiter Soll-Zeiten und Vorgabezeiten ableiten und festlegen. Geschieht dies flächendeckend und systematisch, können diese als Plan-Zeiten zum Beispiel innerhalb einer Branche als Arbeitsrichtwerte, branchenübergreifend auch als Benchmark verwendet werden.
Grafische Darstellungen in Form eines Zeitbands, eines Gantt-Diagramms oder eines Netzplans veranschaulichen den Zeitaufwand für einzelne Tätigkeiten oder Verfahrensabschnitte. So werden Abhängigkeiten, kritische Abläufe und Schwachstellen sichtbar, aber auch Optimierungspotenziale.
