Das PDCA-Modell geht auf den amerikanischen Physiker William Edwards Deming zurück. Dieser gilt bis heute mit seiner Methode als bedeutender Pionier im Qualitätsmanagement.
Die vier Phasen des PDCA-Zyklus
Um einen PDCA-Zyklus durchzuführen, unterteilt man den gesamten Prozess in vier Phasen beziehungsweise Schritte. Dies ermöglicht eine sehr genaue Planung, sowie detaillierte Erfolgskontrollen.
Phase 1: Plan
In der ersten Phase des PDCA-Zyklus steht die Planung im Fokus jeglicher Handlungen. Das Problem wird zunächst lokalisiert und schriftlich vermerkt. Zudem wird eine Ist-Analyse durchgeführt, die ebenfalls Hintergrundinformationen zur Problemursache enthält. Mithilfe der Analyse des Ist-Zustandes sowie der Problemfestlegung lässt sich im Nachgang ein Ziel bestimmen – dies ist der zweite Schritt der Phase 1. Das Ziel ist unmittelbar mit der Problemlösung sowie den erforderlichen Maßnahmen verknüpft. Sämtliche Planungsergebnisse werden anschließend schriftlich festgehalten.
Phase 2: Do
In der zweiten Phase des PDCA-Zyklus werden die Maßnahmen, die in der Planungsphase festgelegt worden sind, umgesetzt. In erster Linie sind hierfür genau die Abteilungen beziehungsweise Mitarbeiter involviert, die an der Problemlösung beteiligt sind. Wichtig ist, dass in der Do-Phase sämtliche Aktivitäten dokumentiert werden.
Es ist sinnvoll, die Maßnahmen zunächst in kleinem Rahmen zu testen. Hierfür können sie zunächst in ausgewählten Abteilungen umgesetzt werden, bevor sie auf das ganze Unternehmen ausgeweitet werden. Dies sollte erst dann erfolgen, wenn feststeht, ob die Strategien wirksam sind oder aber noch Fehler aufweisen, die eliminiert werden müssen.
Phase 3: Check
In der Check-Phase des PDCA-Zyklus liegt der Fokus auf der objektiven Betrachtung. Zentrale Fragen dabei: Wurde das Ziel erreicht? Die zuvor gesammelten Daten werden hierfür ausgewertet und beurteilt. Sind noch Anpassungen erforderlich, um die festgelegten Vorgaben zu erfüllen? Dann ist in dieser Phase die Zeit dafür, bevor die flächendeckende Umsetzung erfolgt.
Phase 4: Act
In der letzten Phase des PDCA-Zyklus wird der gesamte Prozess reflektiert. Die optimierten Abläufe gelten nun als Standard und sollen von allen Mitarbeitern eingehalten werden. Es wird eine Analyse des Soll-Zustands erstellt, die anschließend mit dem Ist-Zustand verglichen wird. Zudem stehen während dieser Phase die Fragen im Vordergrund, was optimiert werden kann und wo sich weitere Potenziale befinden. Wird in der Act-Phase festgestellt, dass das Ziel nicht erreicht worden ist, so wird der PDCA-Zyklus erneut durchlaufen.
Der PDCA-Zyklus in der Praxis
Für die nachhaltige Optimierung des Qualitätsmanagements im Unternehmen ist die kontinuierliche Anwendung des PDCA-Zyklus notwendig. Voraussetzung hierfür ist, dass die Führungsebene eine konsequente Qualitätspolitik verfolgt und dies auch an die Mitarbeiter weitergibt. Neben der Anwendung des PDCA-Zyklus ist auch die Durchführung der SDCA-Methode sinnvoll. Hierbei werden in der ersten Phase Standards gesetzt, danach die Do-Phase und die Check-Phase umgesetzt und anschließend ebenfalls evaluiert.
Vorteile des PDCA-Zyklus
Der PDCA-Zyklus ist einfach aufgebaut und lässt sich mühelos anwenden. Damit ist er schnell einsatzbereit und kann nahezu unbegrenzt eingesetzt werden. Es können damit sowohl Abläufe und Produkte, als auch persönliche Aufgaben und Prozesse verbessert werden. Durch die kreisförmige und sich damit ständig wiederholende Analyse wird eine fortlaufende Verbesserung sichergestellt und die Entwicklung wird permanent kontrolliert. Fehler, die immer wiederkehren, können durch die Anwendung des PDCA-Zyklus erkannt und behoben werden. Dadurch wird der Arbeitsfluss optimiert.
