Damit sollen mögliche Anlageverluste bei den erreichten Wertzuwächsen über das verminderte Anlagerisiko verhindert bzw. minimiert werden.
Der Ausdruck „Ablaufmanagement“ wird aber auch in der Bedeutung „Steuerung von Vorgängen in Organisationen“ verwendet – allerdings eher selten. Das mag einerseits an der sprachlichen oder inhaltlichen Nähe zu anderen Wörtern wie „Ablauforganisation“ (die Bezeichnungen „Organisation“ und „Management“ können beide sowohl institutionell als auch funktional verwendet werden), „Prozessmanagement“ oder „Geschäftsprozess-Management“ liegen. Andererseits gibt es – auch aufgrund der Internationalisierung – eine Vorliebe für englischsprachige Bezeichnungen in der Wirtschaftswelt, weshalb sich Begriffe wie „Workflow Management“ oder „Business Process Management“ (BPM) durchgesetzt haben. Als direkte Übersetzung kann der Terminus „Workflow Management“ angesehen werden, wohingegen die anderen oft synonym verwendet werden, ohne die Inhalte trennscharf voneinander zu unterscheiden.
Das Ziel des Ablaufmanagements: Effizienzsteigerung
Der Managementprozess reicht von der Planung über die Realisierung durch Führen und Steuern bis hin zur Prüfung und Optimierung von Vorgängen und Tätigkeiten – und endet als Kreislauf nie. Dies wird deutlich am PDCA-Zyklus aus Plan – Do – Check – Act, auch Deming-Kreis genannt.
Ein solches Managen von Abläufen ist in allen Organisationen sinnvoll – ob sie vor einem betriebswirtschaftlichen Hintergrund agieren oder nicht – und auf allen Ebenen: von einer separaten Fertigungsstufe über den gesamten Prozess der Wertschöpfung in einem Betrieb bis hin zum Wertstrom in der unternehmensübergreifenden Lieferkette. Die Spanne reicht also von der Prozessbegleitung über die Optimierung der Ablauforganisation bis hin zum Supply Chain Management.
Das Ziel ist allgemein eine Steigerung der Effizienz durch eine fortwährende Optimierung der Vorgänge (kontinuierlicher Verbesserungsprozess, KVP) und Vermeidung von Verschwendung. Dieser Effizienzgewinn kann sichtbar werden in
- der Verringerung der Bearbeitungs- oder Durchlaufzeit mit der Steigerung des Outputs und/oder einer höheren Termintreue als Konsequenzen,
- einer Kostenreduktion durch perfektionierte Abläufe und nachhaltigen Einsatz von Ressourcen sowie
- einer höheren Qualität des Dienst- oder Sachleistungsangebots.
Das Resultat kann, je nach Ausrichtung der Organisation, eine höhere Rendite, eine gefestigte oder verbesserte Position am Markt und/oder eine höhere Kundenzufriedenheit sein.
Die Bedeutung für Produktion, Logistik und Handel
Das Ablaufmanagement ist besonders interessant für soziotechnische Systeme, die im großen Maßstab Güter herstellen bzw. veredeln oder Waren beschaffen, verteilen und vertreiben – also Unternehmen in Industrie und Handel bzw. Logistik. Als zu koordinierende Abläufe gelten dann entweder Produktions- bzw. Fertigungsprozesse oder der Warenfluss.
Auf der Produktionsebene geht es beim Ablaufmanagement um die Planung, Steuerung und Kontrolle der Abläufe im Rahmen der Wertschöpfung. In Handel und Logistik steht der Wertstrom als Warenfluss im Vordergrund. In beiden Fällen ist das Ziel die kontinuierliche Optimierung der Verfahren, möglichst entlang der gesamten Lieferkette – vom Rohstoff bis zum Endkunden. Essenziell dafür ist eine transparente Verlaufs- und Sendungskontrolle, um eine störungsfreie, zeitnahe und termingetreue An- und Auslieferung zu ermöglichen. Dies ermöglichen in der heutigen digitalisierten Welt stationäre und mobile Anwendungen der Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT), die Daten in Echtzeit erheben, liefern und verarbeiten.
Der Einsatz von IKT im Ablaufmanagement
Die Zusammenhänge und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitsschritten und Prozessstufen sind oftmals komplex. In der Regel wird das Ablaufmanagement daher durch den Einsatz unterstützender Software vereinfacht.
Hier ist im Speziellen die Koordination des Workflows, der zeitlichen und sachlogischen Abfolge von miteinander verknüpften Bearbeitungsschritten oder Teilprozessen, als Workflow Management gemeint. Zum Einsatz kommen auf dieser operativen Ebene in produzierenden Unternehmen als Hilfsmittel in vielen Fällen Produktionsplanungs- und Steuerungs- (PPS-)Systeme, Enterprise-Resource-Planning- (ERP-)Systeme oder SAP-Anwendungen. Im Handel und in der Logistik sind Warenwirtschaftssysteme verbreitet, über die Bestände und Verkäufe erfasst werden und die teils automatisch das Bestellwesen übernehmen.
Vom Workflow zum BPM
Eine definierte Folge von (Software-unterstützten) Arbeitsabläufen kann als Workflow bezeichnet werden. Handelt es sich um einen Kernprozess der Leistungserbringung, ist er als Geschäftsprozess („Business Process“) anzusehen. Als solcher kann er – zusammen mit den möglicherweise bestehenden weiteren Geschäftsprozessen – durch das Instrument „Business Process Reengineering“ (BPR) analysiert und (insbesondere im Hinblick auf den Einsatz von IKT) optimiert werden. Gemäß dem Ansatz der Lean-Philosophie, speziell der Lean Production, wird dabei der Prozess am Kunden ausgerichtet. Mit dieser Kundenorientierung erfolgt die Umstellung von der funktionalen Zuordnung einzelner Arbeitsschritte zu zuständigen Abteilungen auf die prozessuale Sicht des Wertstroms.
Das Ablauf- oder Workflow Management bezieht sich auf die operative Ebene der Erstellung von Sach- oder Dienstleistungen. Auch wenn ein Workflow einen Geschäftsprozess darstellen kann, ist das Workflow Management vom Geschäftsprozess-Management – auch Business Process Management (BPM) genannt – abzugrenzen, da es auf strategischer Ebene angelegt ist: Es befasst sich nicht mit nur einem Prozessablauf – Workflow –, sondern mit der Planung, Entwicklung und Umsetzung der Vielzahl in einer Organisation ablaufender Prozesse. Ziel des BPM ist, durch die Koordination der Geschäftsprozesse im Gesamtunternehmen einen möglichst hohen Output gemäß der Vision und Mission der Organisation zu erreichen.
Da Workflows in vielen Fällen durch den Einsatz von Soft- und Hardware-Komponenten unterstützt werden, fließen IKT somit auch in das BPR (und letztlich das BPM) ein. Auch Management-Prozesse werden damit zunehmend digitalisiert. Dies wird beispielsweise sichtbar an Finanz-, Qualitäts-, Umwelt- oder Sicherheitsmanagement-Systemen. Werden all diese Systeme – inklusive BPM-System – zusammengeführt, entsteht ein umfassendes, alle Bereiche einer Organisation abbildendes Integriertes Management-System (IMS). Auf dieses kann die Leitungsebene zurückgreifen, um sich „in Echtzeit“ über alle relevanten Vorgänge in der Organisation zu informieren. Damit ist das IMS ein wichtiges Hilfsmittel zur Führung und Steuerung im Alltag sowie zur Planung und Vorbereitung von unternehmerischen Entscheidungen.
