Handelsvertreter

Was ist ein Handelsvertreter?

Der Handelsvertreter ist gemäß Handelsgesetzbuch (§ 84 HGB) ein selbstständiger Gewerbetreibender, der von dem oder den Unternehmen, die er vertritt, ständig damit betraut ist, Geschäfte zu vermitteln oder in dessen bzw. deren Namen abzuschließen. Aus dem Amtsdeutsch übersetzt heißt dies: Heute hier, morgen dort bietet der Handelsvertreter als Absatzhelfer Waren und Produkte verschiedenster Art und Hersteller an, von A wie Aalrauchwürsten bis zu Z wie Zylinderschlössern. Als Handelsagent ist er das Bindeglied zwischen Anbieter- und Nachfragerseite. Abnehmer können – je nach angebotenen Sachgütern oder Dienstleistungen – Industrie, Gewerbe, Handwerk und/oder Groß- und Einzelhandel (Business-to-Business, B2B) sein. Er kann sich aber auch direkt an die Verbraucher und Konsumenten als Endkundschaft wenden (Business-to-Consumer, B2C).

Die Geschäfte schließt der freie Handelsvertreter im Namen und auf Rechnung der Firmen ab, deren Vertrieb er, vertraglich gebunden, unterstützt. Da er selbstständiger Gewerbetreibender ist, kann er – oft rein auf Provisionsbasis – im Auftrag mehrerer Unternehmen agieren, die er in sein Portfolio aufnimmt. Typisch sind hier die Vertreterin im Buchhandel, die als Reisende die Programme gleich mehrerer Verlage vorstellt und Bestellungen generiert, oder der Versicherungsvertreter, der mehrere Anbieter von Finanzdienstleistungen im Portfolio hat.

Der angestellte „Handelsvertreter“ ist dagegen ein Handlungsreisender im Sinne von § 55 HGB. Als Angehöriger eines Unternehmens handelt er ausschließlich im Namen und auf Rechnung dieser Firma, seinem Arbeitgeber. Klassisch sind hier der Staubsaugervertreter und die Kosmetikberaterin, die ins Haus kommen. Der „Reisende“ erhält dafür ein Fixum als Festgehalt und eine umsatzabhängige Provision.

Ob Handelsvertreter oder Handlungsreisender: Um stabile Verkaufs- und Abschlusszahlen und damit ein zufriedenstellendes Einkommen zu erreichen, ist eine bestimmte Anzahl an Bestandskunden nötig. Diese variiert stark mit dem Warenangebot und dem Produktwert: Von Haushaltswaren und Lebensmitteln über Bücher und Handwerkszeug bis hin zu Werkstattausstattungen und Laborausrüstungen reicht der Bogen von Niedrigpreisartikeln bis zu Investitionsgütern im mehrstelligen Euro-Bereich. Basis aller Verkaufstätigkeiten ist daher der Aufbau und die Pflege des Kundenstamms – auch im Sinne eines Key Account Managements – und die Gewinnung von Neukunden.

Kundengespräche und -beratungen per Telefon oder vor Ort, der Vertrieb als Vertragsvorbereitung und -abschluss sowie die Organisation des Warenflusses sind drei Kernaspekte im Alltag dieser Vertriebler. Seriöses Auftreten, gepaart mit Kontaktfreude, Kommunikationsstärke und Überzeugungskraft, sind dabei beste Voraussetzungen für eine erfolgreiche Tätigkeit – vorausgesetzt, es werden marktfähige und nachgefragte Produkte angeboten. Eine hohe Selbstmotivation, großes Organisationstalent und betriebswirtschaftliche Kenntnisse helfen, den Arbeitsalltag mit oftmals vielen Reisen zu bewältigen, die Vertragsabschlüsse sauber vorzubereiten und zu bearbeiten und „nebenher“ noch die Buchhaltung rechtskonform zu erledigen.

Welche Aufgaben hat ein Handelsvertreter?

Ein Handelsvertreter hat – wie übrigens sein angestelltes Pendant, der Handlungsreisende, auch – die Aufgabe, Umsätze für die von ihm vertretenen Unternehmen zu generieren. Voraussetzung dafür ist die genaue Kenntnis der von ihm offerierten Sach- und Dienstleistungen – und der Angebote der Konkurrenz. Ein großer Teil seiner Arbeit besteht darin, den Kundenstamm zu pflegen und auszubauen, um mit der – potenziellen – Kundschaft in Kontakt zu kommen und zu bleiben. Dazu sind in der Regel – je nach Größe der betreuten Region auch längere – Reisen zu planen, denn die Präsenz vor Ort und der direkte Kontakt mit den potenziellen Abnehmern ist essenziell und nicht immer durch den Einsatz moderner Telekommunikationstechnik zu ersetzen. Wichtig ist, Produkte und Dienstleistungen vorzustellen, die Kundschaft zu beraten, Verträge vorzubereiten und Aufträge anzunehmen. Terminabsprachen und Reisetätigkeit, unter Umständen auch ins Ausland, gehören also zum Berufsalltag.

Der Erfolg eines Handelsvertreters – ebenso wie der eines Handlungsreisenden – beruht auch auf der Marktbeobachtung. Er muss Marktteilnehmer als potenzielle Kundschaft ausmachen, um diese akquirieren zu können, und Trends auf Abnehmerseite wahrnehmen, um sein Angebot darauf abzustimmen. Dazu gehört sowohl die Anpassung des von ihm vertriebenen Produktportfolios als auch die Rückmeldung der Kundenwünsche an das von ihm vertretene Unternehmen.

Die Aufgaben eines Handelsvertreters sind also:

• Vorstellung von Sach- und Dienstleistungen bei der Kundschaft vor Ort;
• Beratung der Kunden;
• Generierung von Verkäufen;
• Vertragsverhandlungen (Mengen, Fristen, Lieferwege, Konditionen etc.)
• Auftragsannahme und Bearbeitung;
• Pflege der Bestandskunden;
• Akquise von Neukunden;
• Marktbeobachtung samt Rückmeldung an die vertretenen Unternehmen;
• Bearbeitung von Reklamationen;
• Anpassung der eigenen Produktpalette oder des Unternehmensportfolios.

Welche Kompetenzen braucht ein Handelsvertreter?

Vertriebstätigkeiten sind anspruchsvoll. Ob Handelsvertreter oder Handlungsreisender: Ein Vertriebler muss den Markt der Sachgüter und Dienstleistungen in seinem Portfolio kennen und nicht nur inhaltlich und kommunikativ, sondern auch durch seine Persönlichkeit, sein Auftreten überzeugen, um Produkte und Serviceangebote verkaufen zu können.

Die offerierten Waren sollten im Detail bekannt sein – je komplexer, desto umfassender sollte der (auch technische) Kenntnisstand sein, um die Produkte im eigenen Portfolio von den Angeboten der Konkurrenz abgrenzen zu können. Psychologisches Geschick bei der Gesprächsführung, Überzeugungskraft und Durchsetzungsvermögen sind wichtig, um Neukunden zu akquirieren und Bestandskunden langfristig an sich zu binden und immer wieder zum Kaufabschluss zu bewegen. Dazu kommen betriebswirtschaftliche Kenntnisse, um in den Vertragsverhandlungen auf solider Basis wichtige Details wie Mengen, Fristen, Lieferwege und Konditionen festlegen zu können. Organisationstalent, ein gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit zur Selbstmotivation sind wichtige Voraussetzungen dafür, die Reisetätigkeiten zu planen und Termine einhalten zu können.

Ein Handelsvertreter sollte also, kurz zusammengefasst, diese Merkmale aufweisen:

• fundierte Produktkenntnis und Fachwissen;
• vertiefte Kenntnisse über den Markt und Konkurrenzangebote;
• kaufmännisches Verständnis und unternehmerisches Denken;
• hohe Kundenorientierung;
• Kontaktfähigkeit und Empathie;
• Kommunikationsstärke;
• Überzeugungskraft und psychologisches Geschick;
• seriöses Auftreten und gepflegtes Äußeres;
• Organisationstalent und gutes Zeitmanagement;
• Fähigkeit zur Selbstmotivation;
• hohe (internationale) Reisebereitschaft, Fremdsprachenkenntnisse.

Wie wird man Handelsvertreter?

Handelsvertreter kann man auf vielen Wegen werden – auch ohne Ausbildung. Wichtig sind dann vertiefte Kenntnisse über das angebotene Gut und Verkaufstalent. Klassischer Einstieg ist eine kaufmännische Lehre, um das betriebswirtschaftliche Rüstzeug zu erwerben. Möglich ist aber – je nach Branche – auch eine anerkannte duale technische bzw. handwerkliche Ausbildung oder ein Berufsfachschulabschluss und eine darauf aufbauende Aufstiegsweiterbildung in Richtung Handelsfachwirt oder Betriebswirt. Einen anderen Zugang bietet ein Studium an einer Hochschule. Ein Bachelor oder gar Master in einem Wirtschaftsstudiengang an einer Universität oder einer Fachhochschule ist zwar nicht notwendig, aber insbesondere im Bereich Versicherungen und Finanzdienstleistungen willkommen. Bei technischen Produkten wie Laborgeräten oder Werkstattausrüstungen eröffnet ein Abschluss in einer Naturwissenschaft oder im technischen Bereich den Einstieg in den Vertrieb von anspruchsvolleren Gütern und damit die Grundlage für viele weitere Karriereoptionen.

• Ausbildung: Eine Lehre im kaufmännischen Bereich ist eine gute Grundlage, da hier die nötigen betriebswirtschaftlichen Kenntnisse vermittelt werden. Angeboten wird die im Regelfall dreijährige duale Ausbildung zum Kaufmann in den Fachrichtungen Groß- und Einzelhandel, Industrie, Büro, Versicherungen oder Bank. Auf dieser Basis können Handelsvertreter auf Augenhöhe mit den Einkäufern auf Abnehmerseite diskutieren.
• Weiterbildung: Nach einer einschlägigen Lehre samt einjähriger Berufspraxis oder mit mindestens vier Jahren Berufspraxis in der aktiven Beratung von Kunden kann eine Weiterqualifikation zum Kaufmann der Fachrichtung Vertrieb erfolgen. Die Weiterbildung ist berufsbegleitend, die Prüfung erfolgt vor der IHK. Andere Möglichkeiten bestehen in der Weiterbildung zum Betriebswirt, die berufsbegleitend oder in Vollzeit mindestens vier Monate dauert, oder zum Handelsfachwirt. Letztere kann sogar dual, also parallel zur kaufmännischen Lehre als Erstausbildung, absolviert werden kann.
• Studium: Ein duales Studium an einer Berufsakademie führt in vier Jahren zu den Abschlüssen als (Industrie-)Kaufmann und Betriebswirt (als Bachelor) und ist ein guter, praxisbezogener Einstieg. Infrage kommen aber auch betriebs- und volkswirtschaftliche Studiengänge an der Fachhochschule oder der Universität mit den Abschlüssen Bachelor (6 – 7 Semester) und anschließendem Master (3 – 4 Semester), insbesondere, wenn höhere Positionen im Vertrieb angestrebt werden. Bei stark erklärungsbedürftigen Produkten – vom Buch über Handwerksgeräte bis zum Laborbedarf oder zu Industriemaschinen – ist ein einschlägiges naturwissenschaftliches oder technisches Studium von Vorteil.

Die Zugänge zum Vertrieb sind aufgrund der verschiedenen Branchen, Produkte und Distributionswege enorm vielfältig. Das Gleiche gilt für Weiterbildungsmöglichkeiten und Karriereperspektiven. Eine solide kaufmännische Ausbildung ist auf jeden Fall eine gute Basis. In Kombination mit einer mehrjährigen Berufserfahrung und, für freie Handelsvertreter unabdingbar, Zusatzkenntnissen über die Rahmenbedingungen als Selbstständiger ist ein erfolgreiches und damit lukratives Arbeiten sehr wahrscheinlich.

Wie viel verdient man als Handelsvertreter?

Jeder ist seines Glückes Schmied – das gilt auch für freie Handelsvertreter, die als Selbstständige unternehmerisch tätig sind und kein festes Gehalt beziehen. Dennoch gibt es einige Fixpunkte, an denen Durchschnittswerte festgemacht werden können: Viele Handelsvertreter sind für mehrere Firmen tätig und beziehen von jeder eine frei vereinbarte Summe als Aufwandsentschädigung, unabhängig vom Verkaufserfolg. Dieser Betrag wird aufgestockt durch die fälligen Provisionen, die meist als Prozentsatz vom Verkaufserlös vergütet werden. Je nach Artikel und Branche liegt dieser Anteil bei 3 % bis 50 % des generierten Umsatzes – ob beispielsweise Röntgengerät oder Kosmetikprodukt.

Das Gehalt eines Handelsvertreters oder auch Handlungsreisenden hängt von vielen Faktoren ab: von der Art des Produkts, der Marktposition und dem Image der vertretenen Unternehmen, dem Kundenstamm, dem zu betreuenden Gebiet, dem Alter und der Berufserfahrung des Vertrieblers selbst, der Höhe der vertraglich vereinbarten Provision – und selbstverständlich ganz besonders vom Verkaufserfolg. Das durchschnittliche Einkommen liegt bei Selbstständigen zwischen rund 37.000 € und 54.000 € brutto pro Jahr – aber die Streuung ist riesig: Werte für Berufseinsteiger beginnen bei unter 30.000 € brutto im Jahr, also 2.400 € monatlich, erfahrene Spitzenkräfte im Vertrieb hochpreisiger und stark erklärungsbedürftiger Güter liegen bei durchschnittlich über 60.000 € Jahresbrutto und erreichen auch leicht sechsstellige Werte.

Wie in anderen Berufen auch hängt das monatliche Einkommen eines Handelsvertreters von mehreren Faktoren ab. Dazu gehören:

• die Branche;
• die Unternehmensgröße;
• der Unternehmensstandort;
• die Berufserfahrung;
• Zusatzfähigkeiten.

Faktor Branche

Handelsvertreter sind als Ersatz des eigenen Außendienstes oder als Verstärkung der Vertriebsorganisation in fast jeder Branche tätig. Die höchsten Einkommen mit teils mehr als 7.000 € brutto im Monat werden in der Finanzdienstleistungs- und Versicherungsbranche erzielt, aber auch der Fahrzeugbau zahlt mit durchschnittlich 4.250 € überdurchschnittlich. Am unteren Ende der Skala liegt die Medienbranche mit rund 2.800 €.

Faktor Unternehmensgröße

Große Unternehmen sind oftmals finanzkräftiger als kleine und locken daher gute Vertriebler als Handelsvertreter mit besseren Gehältern und höheren Provisionen – unabhängig von der Branche. Zudem spielt das Image eine große Rolle für den Verkaufserfolg: Kleine Unternehmen sind oft unbekannt, während die „Branchenriesen“ auf ihren Bekanntheitsgrad und den Wert ihrer Markenprodukte setzen können. Neben einem erhöhten Grundgehalt schlägt sich dies auch im erleichterten Verkauf der Produkte und damit der Provision nieder.

Faktor Unternehmensstandort

Der Standort des Unternehmens beeinflusst die Höhe der Grundvergütung, des Fixums. Regionale Unterschiede ergeben sich unter anderem aus den Lebenshaltungskosten, der unterschiedlichen Wirtschaftskraft und der Attraktivität der Regionen. Insgesamt lässt sich ein Einkommensgefälle ausmachen von den starken Wirtschaftsstandorten im Süden über den Westen und den Norden zu den „neuen Ländern“ im Osten der Republik. Handelsvertreter, die Gebiete im Osten bereisen, werden mit geringeren Verkaufszahlen und damit Provisionen rechnen müssen als solche, die Metropolregionen wie das Rhein-Main-Gebiet oder die Region um Stuttgart herum bearbeiten.

Faktor Berufserfahrung

Mit wachsender Erfahrung und in der Regel damit größer werdendem Kundenstamm steigt auch der monatliche Brutto-Verdienst. Als Durchschnittswerte für Deutschland können – mit entsprechender Unsicherheit – gelten:

• Berufsanfänger: ca. 2.400 – 3.000 €
• rund 5 Jahre Berufserfahrung: ca. 3.000 – 3.700 €
• rund 10 Jahre Berufserfahrung: ca. 3.700 – 4.800 €
• mehr als 10 Jahre Berufserfahrung: > 5.000 €

Die Schwankungsbreiten sind aus den genannten Gründen enorm. Dazu kommen unterschiedliche Ausbildungen – von der Lehre bis zum Studium –, Zusatzqualifikationen und individuelle Einstellungen und Befähigungen zur Selbstständigkeit. Branchenspezifisch gibt es zudem Unterschiede zwischen den Anteilen an männlichen und weiblichen Personen – und damit oft auch in der Bezahlung. In der Buchbranche sind beispielsweise viele Frauen unterwegs, bei technischer Ausrüstung sind es eher Männer. So wird auch über die Branche ein „Gender Gap“ im finanziellen Bereich deutlich.

Faktor Zusatzfähigkeiten

Zusatzqualifikationen sind Faktoren, die sich im finanziellen Erfolg niederschlagen. Vertiefte Kenntnisse im technischen Bereich sind bei vielen Produkten gerne gesehen. Nachgewiesene Kenntnisse auf dem Gebiet der Werbe- und Verkaufsinstrumente sowie Expertise in Kommunikationstechniken können nicht nur die Verhandlungen zur Vereinbarung eines Fixums erleichtern, sondern sich auch unmittelbar auf den Verkaufserfolg und damit die Provision auswirken. Selbst- und Zeitmanagement sowie gute Kenntnisse in Betriebswirtschaft und Buchhaltung sind zudem Erfolgsfaktoren bei der Selbstständigkeit.

Weiterbildung für Handelsvertreter

Im Beruf des Handelsvertreters sind Verkaufstalent und Überzeugungskraft gefragt. Vor allem bei erklärungsbedürftigen Produkten oder Dienstleistungen sollte der Vertriebler zudem ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten an den Tag legen. Diese können mittels entsprechender Weiterbildungskurse im Bereich Kommunikation gefestigt und ausgebaut werden.

Da ein Handelsvertreter oftmals überregional und auch im Auslandsgeschäft agiert, kann die Arbeitsbelastung sehr hoch werden. Neben Kontaktfreudigkeit und rhetorischen Kenntnissen zählen daher auch Flexibilität, Belastbarkeit und Resilienz zu den wichtigen Eigenschaften. In Seminaren zu Zeit- und Selbstmanagement werden Methoden und Anregungen für eine zielgerichtete Zeitplanung an die Hand gegeben, mit denen sich die Effizienz und Effektivität der Arbeit erhöhen lässt.

Mit entsprechender Erfahrung, Marktkenntnis und nachgewiesenen Verkaufserfolgen können sich auch freie Handelsvertreter in dem von ihnen vertretenen Unternehmen etablieren. So kann eine fachliche Spezialisierung in Richtung Technik oder Marketing zu einer Position im Vertriebsinnendienst oder im Key Account Management führen. Auch eine Weiterbildung zur Führungskraft mit Kursen zu Personalführung, Kommunikationstechniken und Arbeitsrecht eröffnet Handelsvertretern den Aufstieg über die Stufen Team-, Bezirks-/Gebiets- und Regionalleiter zum Vertriebsleiter.

Um sich als freier Handelsvertreter selbstständig zu machen, sollten Weiterbildungskurse und Schulungen besucht werden. Einen ersten Einstieg bieten IHK-Angebote zu Selbstständigkeit und Unternehmensgründung, aber auch Master- oder MBA-Studiengänge sind möglich, etwa der Executive MBA in Innovation and Business Creation an der Technischen Universität München.